Wanneer er een evenement in het buitenland georganiseerd moet worden is het belangrijk om alles goed te regelen. Denk aan de lokale regels en wetten plus gebruiken. Het is van groot belang om de plank niet mis te slaan en domme fouten te maken. We delen graag onze tips om dit te voorkomen. Kies de beste toeleveranciers die weten wat er nodig is en ook de nodige adviezen kunnen geven. Belangrijk is wel om het budget goed te bewaken.

De locatie

Er komt meer bij kijken dan een tent verhuren of eigenlijk te huren van een bedrijf op een goede plek. Het is belangrijk om het geheel af te stemmen op de doelgroep en de gasten. De gasten moeten zich goed vermaken en het naar hun zin hebben. Kies voor een goede locatie waar voldoende parkeerruimte is en iedereen gemakkelijk kan komen. Denk hierbij ook aan de mensen die met het openbaar vervoer komen. Zorg dat de mensen verrast zijn als ze binnenkomen. Het wow effect verzorgen is belangrijk.

Een goede catering

Naast de locatie en de aankleding is het ook belangrijk om een goede catering in te schakelen. Een kopje koffie met wat lekkers of een volle bar om los in te gaan. Stem het geheel af op de gasten. Natuurlijk is het ook goed om een klein hapje te eten aan te bieden. Een complete maaltijd is ook een idee met het oog op het wow effect.

Entertainment

Zorg dat alle apparatuur voor de geluidsinstallatie goed werkt. Test het van te voren. Het is belangrijk om een professionele indruk te maken. Daarnaast moet er natuurlijk voldoende stroom zijn voor alle verlichting. Een evenementenbureau kan helpen om een goede (lokale) spreker te vinden om de mensen te vermaken en het hele evenement goed te begeleiden.

De verzekeringen

Het is slim om ook lokaal een verzekering af te sluiten voor het evenement. Zo sluit je de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor een groot deel uit. Soms is de dekking in het buitenland op een bestaande verzekering niet voldoende (of is die er helemaal niet). Risico’s afdekken is belangrijk.

De taal

Het is goed om niet zelf te denken dat je de taal machtig bent. Nederlandse vertaalde grappen werken niet in een ander land. De grap komt niet over of de grap wordt compleet verkeerd begrepen (misschien wel als een belediging). Bespreek daarom wat je wilt gaan bespreken met een taalspecialist. HEt beste is om een lokale persoon die ook het Nederlands machtig is in te schakelen. Het is de manier om alles professioneel te doen en goed.

Voldoende budget

Zorg dat er wat extra ruimte in het budget zit om ook onverwachte verrassingen op te vangen. Wanneer het geld overblijft is dat natuurlijk geen probleem. Het is dan altijd mogelijk om een mooie en goede after party te organiseren. We weten zeker dat er uiteindelijk wel een goede bestemming komt voor dit deel van het budget (als het niet gebruikt wordt).